Le travail de la présidente

· Préparer la fiche de contact de chaque enfant pour trouver parrainage.

· Gestion de l’arrivée de chaque adhérent :

- Enregistrer l’adhérent sur le répertoire
- Enregistrer l’adhérent sur répertoire mail
- Enregistrer l’adhérent sur maquette étiquette de correspondance pour l’A.G.

· Gestion de l’arrivée d’un parrainage :

> Même procédure que l’adhérent
+ Envoyer le dossier de l’enfant parrainé
+ Envoyer le justificatif de don du parrainage

· Suivi de comptabilité, les enregistrements des opérations se font au fur et à mesure des mouvements.

· Pointage avec relevé bancaire fin de chaque mois.

- Traiter les questions sur tous les plans au fur et à mesure qu’elles se présentent à l’association.

· Actualisation du site de manière permanente :

- Scanner photos et rédaction des textes qui les accompagnent pour envoyer au Webmaster.

· Assumer toutes les manifestations qui se présentent :

- Conférences, vides grenier, signatures tout au long de l’année.

· Suivi d’encaissement parrainage/France.

· Suivi transfert financier pour paiement de l’école -> Can Tho.

· Suivi d’encaissement d’adhésion.

· Suivi du fonctionnement de l’association/France.

· Suivi du fonctionnement de l’association/Can Tho.

- Correspondance via mail au jour le jour.

· Traduction de toutes les lettres entre parrains, marraines et filleuls.

· Réception photos et lettres de Can Tho.

- Traduction des lettres
- Envoi le tout aux parrains et marraines, via mail ou La Poste.

· Réception de photos et lettres des parrains et marraines, traduction des lettres puis envoi via mail à Thu Ba de Can Tho qui transmet.

- À l’heure d’aujourd’hui, ce ne sont pas tous les parrains et marraines qui écrivent à leurs filleuls (81 enfants parrainés au 03 Février 2008).

· Un parrainage non renouvelé pour une nouvelle année scolaire, mission de retrouver un parrainage de remplacement en urgence et en priorité par rapport aux enfants en attente de parrainage.

· Mission de suivi sur le plan de santé de tous les enfants parrainés.

·Suivi les deux échéances du paiement de l’école dans l’année :

- Edition du grand livre comptable pour pointer le solde de compte de chaque parrainage.
- Etablir la liste complète de tous les enfants.
- Effectuer le virement financier sur Can Tho.
- Envoyer cette liste à Thu Ba pour la distribution d’argent.
- À Can Tho, Thu Ba réunit les parents pour la distribution d’argent, fait signer un registre.Ensuite, elle envoi un relevé détaillé des sommes distribuées avec le détail, nom prénom de l’enfant, la somme distribuée, le nom parrain, marraine, et la signature des parents via mail à l’association/France.

- À la réception de relevé provenant de Can Tho:
Vérification sur l’exactitude de l’argent reçu et distribué à chaque enfant parrainé.

· Fin d’année scolaire, Thu Ba envoie à l’association en France:

- Bulletin de note + une lettre de remerciement de la famille aux parrains, marraines de chaque enfant.
- Traduction de la lettre, traduction des résultats scolaires et envoi le tout aux parrains et marraines.

· Fin d’année d’exercice de l’association :

- Arrêter la comptabilité au 31.12 de l’année.
- Pointage de la comptabilité au 31.12 de l’année.
- Pointage bancaire Décembre de l’année.
- Clôture des comptes.
- Edition de la clôture des comptes.
- Vision et vérification du Trésorier pour apporter éventuelles corrections. Il a la charge des écritures d’inventaire du bilan de l’association au 31.12 de l’année. Il établie le compte de résultat, bilan de l’année etprévisionnel de l’année N+1

- La Présidente rédige le rapport d’activité de l’année.
- Fait une présentation animée sur rapport d’activité et financier de l’année pour animer l’A.G.

· Préparation de la convocation A.G.

· Rédaction de la convocation

· Envoi de la convocation accompagnée du Compte de Résultat, Bilan.

· Organiser l’A.G.

· Organiser le buffet après l’A.G.

· Préparer le dossier de demande de subvention à

- Mairie de Châteaurenard.
- Conseil Général de Marseille.
- Conseil Régional des Bouches-du-Rhône.